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Beaucoup de gens rêvent de créer ou de gérer une entreprise. Mais seuls les comptables fantasment sur la gestion du back office d’une entreprise.

Pourtant, lorsqu’il s’agit de moderniser votre entreprise, l’automatisation comptable peut être le meilleur endroit pour commencer à concrétiser votre vision du véritable potentiel de votre entreprise.

Lorsque vous automatisez les tâches comptables, les avantages en termes d’efficacité se répercutent dans toute l’organisation. Vous posez également les bases de la modernisation d’autres aspects de votre entreprise. Cela crée des opportunités de transformation numérique de l’ensemble de votre entreprise, de bout en bout.

Pourquoi se lancer dans l’automatisation comptable ?

Même si vous n’aimez pas entendre parler de débits et de crédits, les processus comptables constituent le cœur de votre entreprise. Au niveau le plus élémentaire, votre entreprise réussit au rythme essentiel de l’argent entrant et sortant. Les processus comptables, pourrait-on dire, forment le cœur de votre entreprise.

La façon dont vous créez et surveillez ce rythme affecte plusieurs autres rythmes de l’organisation. L’automatisation de la comptabilité est puissante car les processus comptables recoupent les processus de presque tous les autres domaines d’activité, du marketing et des ventes aux opérations et aux ressources humaines. Voici quelques exemples :

  • Votre processus de facturation des clients peut affecter l’équipe de vente si elle s’appuie sur des rapports de vente opportuns pour planifier ses activités mensuelles ou trimestrielles.
  • Votre processus de suivi des dépenses peut affecter votre capacité à maintenir le bon niveau d’inventaire.
  • Votre processus de paiement des employés peut affecter les processus d’intégration (et de départ) des employés.

Automatiser vos tâches comptables peut ne pas sembler aussi glamour que d’investir dans le marketing numérique ou d’utiliser une application compatible avec l’IA pour identifier les prospects sur les réseaux sociaux.

Cependant, l’optimisation de l’efficacité de votre service comptable grâce à l’automatisation vous libère, vous et votre équipe, des tâches routinières à forte intensité de main-d’œuvre. Cela signifie moins de temps passé à saisir des données et plus de temps investi dans des tâches de niveau supérieur, telles que le renforcement des compétences, le développement commercial et la planification stratégique.

Combien de temps perdez-vous avec des processus obsolètes ?

L’automatisation comptable permet d’économiser de l’argent à long terme.

Dans une enquête menée en 2015 auprès de PME aux États-Unis, 40 % des personnes interrogées ont déclaré que la comptabilité et les impôts étaient « le pire aspect de la possession d’une entreprise ». Quatre des 10 personnes interrogées ont également estimé qu’elles consacraient plus de 80 heures par an uniquement à la préparation des déclarations. Plus d’un quart d’entre eux ont déclaré passer 36 à 60 heures par an à s’occuper des tâches liées à la paie.[1]

Sans figurer dans la comptabilité au jour le jour, de nombreux chefs d’entreprise consacrent déjà jusqu’à 140 heures par an à des tâches comptables. Vous n’avez pas besoin d’être CPA pour faire ce calcul. Cela représente 3,5 semaines de travail à temps plein. Combien de temps passez-vous dans votre vie à effectuer des tâches comptables qui peuvent être automatisées avec un progiciel ou une plateforme en ligne ? Si vous passez du temps à utiliser un stylo et du papier ou une feuille de calcul Excel pour suivre vos finances, c’est du temps (et de l’argent) que l’automatisation comptable pourrait vous faire économiser.

Quels aspects de la comptabilité pourriez-vous automatiser ?

Les premières solutions de comptabilité numérique n’étaient en réalité que des feuilles de calcul sous stéroïdes. Ce n’est pas le cas aujourd’hui.

Les applications modernes peuvent désormais automatiser un large éventail d’activités comptables. Voici quelques-unes des tâches que vous pourriez vous décharger sur une solution d’automatisation de la comptabilité numérique :

  • Collecter les données des comptes bancaires et des cartes de crédit
  • Rapprocher les comptes
  • Envoyer des factures récurrentes
  • Envoyer des rappels pour les factures en retard
  • Permettre aux clients de payer leurs factures en ligne
  • Traiter les paiements récurrents par carte de crédit
  • Traiter la paie
  • Soumettre les charges sociales
  • Générer des rapports financiers, tels que des relevés de profits et pertes, selon un calendrier régulier
  • Planifier les paiements de factures
  • Émettre des formulaires fiscaux aux employés et aux entrepreneurs
  • Reçus de magasin

Ce ne sont que les bases, que toute application d’automatisation comptable d’entrée de gamme devrait couvrir (par exemple, Wave, QuickBooks ou FreshBooks).

Si vous souhaitez devenir plus sophistiqué, vous pouvez envisager des solutions intégrées qui relient les tâches de comptabilité automatisées à d’autres aspects de l’entreprise. Par exemple, vous pouvez adopter un outil de suivi du temps (tel que Harvest) qui vous permet d’émettre des devis, de confirmer l’approbation du client et d’émettre des factures.

L’intégration est un mot clé lorsqu’il s’agit de choisir les solutions numériques que vous utilisez pour différents processus comptables (automatisés ou non) et financiers. Si jamais vous devez subir un audit, vous aurez besoin de la capacité de rassembler toutes vos données en un seul endroit et d’outils qui se lient facilement les uns aux autres, ce qui facilite la tâche. Si, comme de nombreuses petites entreprises, vous avez rassemblé divers outils au fur et à mesure de votre croissance, vous souhaiterez peut-être tirer parti d’un outil tel que Tray, qui interconnecte les systèmes de point de vente, les systèmes de gestion des dépenses, les solutions de comptabilité, etc.

L’automatisation de la comptabilité peut aider tous vos outils préférés à fonctionner ensemble. En fin de compte, vous souhaiterez connecter tous vos outils à votre plate-forme de comptabilité automatisée afin d’obtenir un flux de données transparent et mains libres.

Quelles possibilités l’automatisation comptable pourrait-elle ouvrir pour votre entreprise ?

L’automatisation des tâches comptables fait plus que simplement libérer du temps et réduire le stress lié au surmenage. Cela améliore également la précision et crée une cohérence au sein de votre équipe ou de votre organisation.

Au-delà de ces avantages immédiats, l’automatisation comptable établit un état d’esprit et une façon de travailler qui révolutionneront la façon dont vous dirigez votre entreprise..

L’automatisation de votre comptabilité vous oblige à penser différemment la façon dont les choses se font. Avant de pouvoir mettre en œuvre une solution numérique, vous devez d’abord examiner vos processus existants et vous assurer que vous n’avez qu’une seule façon approuvée d’effectuer chaque tâche.

Est-ce que Soo-Kim a un moyen d’envoyer des factures et Rick en a un autre ? Avez-vous généré des rapports sur les ventes de la même manière en février qu’en juin ? Toutes vos factures contiennent-elles les mêmes informations ? Voilà le genre de questions auxquelles vous devrez faire face avant de pouvoir faire passer votre comptabilité dans le domaine numérique.

Étant donné que les processus comptables sont répétitifs et fréquents, ils ont tendance à être plus structurés que certains autres processus commerciaux, tels que l’intégration de nouveaux clients. Ils offrent donc le point de départ idéal pour systématiser le fonctionnement de votre entreprise.

Une fois que vous avez pris l’habitude de consulter une série de procédures étape par étape sur les workflows comptables, vous pouvez appliquer cette optique à l’ensemble de votre organisation. Bientôt, vous verrez des possibilités d’améliorer l’efficacité dans tous les domaines fonctionnels. Vous vous retrouverez à poser de nouvelles questions, telles que « Comment pourrions-nous simplifier le processus de recrutement ? » ou « Existe-t-il un moyen de raccourcir le délai entre la commande et la réception de l’inventaire ? »

Poser des questions intelligentes comme celles-ci vous met sur la voie directe vers l’automatisation de la comptabilité et devient une entreprise entièrement numérique, dans laquelle efficacité et service client amélioré vont de pair. Remettre en question la façon dont vous gérez vos processus comptables aujourd’hui pourrait être votre premier pas dans cette direction.


[1] CISION PR Newswire. (2015, January 18). Nouvelle infographie : Le fardeau de la comptabilité, des impôts et de la paie des petites entreprises. https://www.prnewswire.com/news-releases/new-infographic-the-burden-of-small-business-accounting-taxes-and-payroll-300026479.html

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